Segnalazioni di illecito — Whistleblowing

CLM Coop arl, nell'ambito della propria attività di compliance aziendale e dell'impegno alla trasparenza, ha inteso nominare un Collegio di gestione delle segnalazioni ai sensi del D. Lgs. 24/2023, individuato nell'Avv. Stefano Zanini e nell'Ing. Patrizia Simionato, con il preciso scopo di garantire l'indipendenza di tale Collegio e l'idonea formazione dei componenti. Di seguito è consultabile un'informativa sul funzionamento di tale nuovo strumento normativo, suddivisa per temi.

Definizioni

«Whistleblower» è chiunque sia a conoscenza di un illecito o di un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni, e decida di segnalarlo a una persona o a un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo. Pur rischiando atti di ritorsione a causa della segnalazione, al segnalante viene riconosciuto un ruolo di interesse pubblico, per aver dato conoscenza di problemi o pericoli all'ente di appartenenza o alla comunità.

Il «whistleblowing» è l'attività di regolamentazione delle procedure volte a rendere più agevoli tali segnalazioni e, al contempo, a garantire ai segnalanti riservatezza e protezione contro le ritorsioni.

È per tali motivi che la nuova normativa (D. Lgs. n. 24/2023, attuativo della Direttiva Europea n. 1937/2019) prevede, dagli articoli 16 a 22 compresi, misure di protezione a beneficio della persona segnalante in caso di ritorsioni.

A quali situazioni NON si applicano le segnalazioni whistleblowing (art. 1 comma 2 D. Lgs. 24/2023)?

Alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale della persona segnalante, o della persona che ha sporto denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.
Alle segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione Europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al decreto, ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione Europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al presente decreto.
Alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione Europea.

Principali fonti normative o regolamentari sull'argomento

Modalità di invio delle segnalazioni

Interna 1: la piattaforma online per l'invio delle segnalazioni viene fornita a CLM da una software house esterna. Per la gestione della piattaforma online vengono mantenuti due utenti (admin e workflow) in uso a personale della software house esterna, in quanto fornitore del servizio, al solo fine di assicurare la necessaria manutenzione informatica e di procedere a recupero dati o password in caso di inconvenienti. I predetti utenti, tenuti alla riservatezza al pari dei componenti il Collegio, vengono mantenuti anche al fine di conservare i dati necessari a un eventuale passaggio di consegne nell'ipotesi di modifica nella designazione dei componenti il Collegio.
Interna 2: segnalazione verbale o a mezzo posta elettronica ordinaria al Collegio di gestione delle segnalazioni di CLM Coop arl ai sensi del D. Lgs. 24/2023 (Avv. Stefano Zanini, Corso Porta Nuova 133/c, 37122 Verona, tel. 045 8034909 int. 5, email: avvocatostefanozanini@gmail.com; oppure Ing. Patrizia Simionato, tel. 348 8711791, email: p.simionato@sysmanconsulting.it).
Esterna 1: ANAC, Autorità Nazionale Anticorruzione, tramite portale online, oppure tramite invio di segnalazione analogica/cartacea presso Palazzo Sciarra, Via Minghetti 10, 00187 Roma — PEC: protocollo@pec.anticorruzione.it — Contact Center +39 06 62289571.
Esterna 2: divulgazione pubblica tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.
Esterna 3: autorità giudiziaria competente per territorio.

Tutele e garanzie per il segnalante — Diritto alla riservatezza o all'anonimato

Il Collegio si impegna ad adottare tutti gli accorgimenti affinché l'identità del segnalante non sia rivelata. L'identità del segnalante è protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione e non può essere rivelata salvo i casi espressamente previsti dalle norme di legge.

Sarà compito del Collegio, una volta pervenuta la segnalazione, dare riscontro al segnalante circa la presa in carico della segnalazione stessa, e acquisire ulteriori informazioni presso gli uffici interessati. Una volta accertata la presenza di tutti gli elementi utili ad appurare i fatti, si procederà all'istruttoria. Sono ammesse segnalazioni da parte di soggetto che palesi la propria identità e segnalazioni riservate (identità conosciuta esclusivamente da chi riceve la segnalazione). Si chiede pertanto di precisare quale livello di riservatezza si intende ottenere.

Le predette comunicazioni possono essere più efficaci rispetto alle segnalazioni anonime, in quanto consentono comunque un approfondimento mediante interlocuzione con il segnalante, che potrà avvenire anche con mezzi informatici (canale di segnalazione o email) o analogici (cartacei), anche con interlocutore anonimo.

Tutele e garanzie per il segnalante — Divieto di ritorsioni

È vietata ogni forma di ritorsione nei confronti del segnalante, intesa come qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, che si verifichi nel contesto lavorativo e che determini — in via diretta o indiretta — un danno ingiusto ai soggetti tutelati.

L'autorità preposta a ricevere dal segnalante e gestire le comunicazioni su presunte ritorsioni dallo stesso subite è l'ANAC. Rimane invece di competenza dell'autorità giudiziaria disporre le misure necessarie ad assicurare la tutela del segnalante (reintegrazione nel posto di lavoro, risarcimento del danno, ordine di cessazione della condotta, nonché dichiarazione di nullità degli atti adottati).

Nei procedimenti dinanzi all'Autorità Giudiziaria e all'ANAC, l'intento ritorsivo si presume: opera un'inversione dell'onere probatorio e, pertanto, laddove il whistleblower dimostri di avere effettuato una segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica e di aver subito, a seguito della stessa, una ritorsione, l'onere della prova si sposta sul soggetto che ha posto in essere la presunta ritorsione, il quale dovrà dimostrare che essa non è connessa alla segnalazione/denuncia ma dipende da ragioni estranee.

Affinché sia riconosciuta tale forma di tutela, il Decreto prevede le seguenti condizioni: che il segnalante/denunciante, al momento della segnalazione o della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, avesse "fondato motivo" di ritenere le informazioni veritiere e rientranti nel perimetro applicativo della disciplina; e che la segnalazione, denuncia o divulgazione sia stata effettuata secondo la disciplina prevista dal Decreto. Questo implica da parte del segnalante un'attenta diligenza nella valutazione delle informazioni, che non è sufficiente si fondino su semplici supposizioni, "voci di corridoio" o notizie di pubblico dominio.

La norma fornisce un elenco delle possibili fattispecie ritorsive, sia pur non esaustivo e non tassativo:

Il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti.
La retrocessione di grado o la mancata promozione.
Il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro.
La sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa.
Le note di merito negative o le referenze negative.
L'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria.
La coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo.
La discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole.
La mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione.
Il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine.
I danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi.
L'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l'impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro.
La conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi.
L'annullamento di una licenza o di un permesso.
La richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Il soggetto che ritenga di aver subito una ritorsione, anche tentata o minacciata, come conseguenza di una segnalazione/divulgazione/denuncia, lo comunica all'ANAC, che dovrà accertare il nesso di causalità tra la ritorsione e la segnalazione e, quindi, adottare i conseguenti provvedimenti.

Responsabilità del whistleblower

Resta ferma la responsabilità personale, penale e disciplinare del whistleblower nell'ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, nonché quella civile ai sensi del codice penale e dell'art. 2043 del codice civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell'istituto oggetto della presente procedura.

Possibili esiti della segnalazione

All'esito delle indagini condotte, se la segnalazione viene ritenuta infondata, si procede con la sua archiviazione, redigendo motivata relazione.
All'esito delle indagini condotte, se la segnalazione viene ritenuta fondata, il Collegio trasmette le risultanze istruttorie agli organi aziendali preposti (ed in particolare al Consiglio di Amministrazione o al Collegio Sindacale, se l'illecito riguarda membri del Consiglio di Amministrazione). Si assicura in ogni caso che la documentazione trasmessa non contenga riferimenti espliciti o impliciti all'identità del segnalante.